Przetarg transportowy: jak przeprowadzić roczny przetarg na transport drogowy (RFP)

Coroczny przetarg transportowy zwykle ocenia się przez pryzmat nagłówkowej oszczędności ogłaszanej w momencie jego zamknięcia. Ta liczba to najmniej wiarygodny element całego przedsięwzięcia. O tym, czy oszczędność przetrwa cały rok, decyduje sposób pogrupowania tras, zanim jeszcze zobaczyli je przewoźnicy, oraz to, czy ktokolwiek monitoruje przestrzeganie warunków po rozstrzygnięciu.

Ten poradnik omawia całą sekwencję: przygotowanie danych o trasach, budowanie pakietów przyciągających właściwych przewoźników, przeprowadzenie rundy, rozstrzygnięcie oraz kolejnych dwanaście miesięcy, w których wycieka większość wartości.

To kalendarz decyduje o tym, kto składa oferty

Europejskie przetargi transportowe kumulują się jesienią, ze startem w styczniu. Działanie wbrew temu cyklowi oznacza rywalizację o uwagę z każdym innym załadowcą na rynku, a przewoźnicy dokonują selekcji. Przetarg ogłoszony w spokojniejszym okresie roku otrzymuje bardziej przemyślaną wycenę od przewoźników, którzy mają moce przerobowe, by planować.

Należy przewidzieć minimum osiem tygodni od ogłoszenia do rozstrzygnięcia: dwa na wycenę przez przewoźników, dwa na wyjaśnienia, dwa na ocenę i dwa na negocjacje oraz wdrożenie. Skrócenie tego terminu skutkuje ofertami wycenionymi asekuracyjnie, ponieważ przewoźnik, który nie potrafi zamodelować Państwa wolumenu, wyceni tę niepewność.

Dane o trasach to całe przygotowanie

Przewoźnicy wyceniają to, co są w stanie zrozumieć. Plik z trasami przedstawiający rok rzeczywistych przewozów, z wolumenami w rozbiciu na miesiące, liczbą punktów rozładunku, rodzajem taboru i faktycznym rozkładem czasów załadunku, daje trafniejszą wycenę niż plik pokazujący jedynie sumy roczne.

Cztery pola istotnie zmieniają oferty:

• Sezonowość wolumenu w rozbiciu na miesiące. Przewoźnik widzący płaską wartość roczną wyceni ofertę pod szczyt.
• Liczba rozładunków na ładunek. Transport z wieloma punktami rozładunku to odmienna struktura kosztowa, a nie zwykły mnożnik.
• Rzeczywisty czas postoju w każdej lokalizacji. Jeśli Państwo go nie ujawnią, przewoźnicy założą najgorszy scenariusz, jakiego doświadczyli gdzie indziej, i odpowiednio to wycenią.
• Historia przestrzegania warunków przetargu. Przewoźnicy wiedzą, czy dany załadowca dotrzymuje przyznanych wolumenów. Ujawnienie własnej historii buduje wiarygodność.

Kwestię postojów warto podkreślić: lokalizacja, która zmierzyła i ograniczyła czas oczekiwania, dysponuje atutem handlowym, a przetarg jest miejscem, w którym przekłada się on na stawkę. Zobacz przestojów i postojowego , jak kształtuje się ten koszt.

Budowanie pakietów: decyzja, która ustala cenę

To właśnie na etapie budowania pakietów wygrywa się przetarg. Trzy podejścia, każde z konsekwencjami:

• Według korytarza. Trasy pogrupowane tak, by przewoźnik mógł zrealizować kurs w obie strony. Przyciąga przewoźników z własnym taborem i daje najlepsze stawki tam, gdzie Państwa przepływy rzeczywiście się bilansują.
• Według regionu. Wszystko, co wjeżdża i wyjeżdża z danego obszaru. Upraszcza zarządzanie, przyciąga większych operatorów i daje mniej ostre stawki, ponieważ w pakiecie znajdują się trasy, których nikt nie chce.
• Według pojedynczej trasy. Maksymalna konkurencja na każdej trasie, maksymalne obciążenie administracyjne i rozdrobniona baza przewoźników.

Błędem jest budowanie pakietów pod własną wygodę, a nie pod ekonomikę taboru przewoźnika. Pakiet zmuszający przewoźnika do jazdy pustym w jednym kierunku zostanie wyceniony z uwzględnieniem tego pustego przebiegu i zapłacą Państwo za niego niezależnie od tego, czy faktycznie wystąpi. Ekonomikę tego zjawiska omawiamy w jak ograniczyć puste przebiegi.

Przeprowadzenie rundy

Praktycznym standardem są dwie rundy: otwarta pierwsza runda ustalająca poziom rynku, a następnie ukierunkowana druga runda z krótką listą. Więcej niż dwie rundy powoduje zmęczenie ofertowaniem i przewoźnicy zaczynają się wycofywać.

Kryteria rozstrzygnięcia należy opublikować przed złożeniem ofert, wraz z wagą przypisaną cenie w stosunku do jakości usługi i przestrzegania warunków. Załadowcy, którzy oceniają po cenie, a rozstrzygają na podstawie relacji, uczą rynek, że ich przetargi to teatr, a stawki pogarszają się w kolejnym roku.

Kwalifikowalność należy weryfikować przed rozstrzygnięciem, a nie po nim: ważność licencji, zakres ubezpieczenia oraz, w stosownych przypadkach, zgodność z przepisami o kabotażu na danych trasach. Stawka od przewoźnika, który nie może legalnie obsłużyć trasy, nie jest stawką.

Kolejne dwanaście miesięcy, w których wycieka oszczędność

Przyznane stawki to plan. To, co faktycznie zostanie zapłacone, zależy od trzech rzeczy, których domyślnie nikt nie monitoruje:

• Przestrzeganie przydziału. Udział ładunków, które trafiły do przyznanego przewoźnika po przyznanej stawce. Poniżej 80% wynik przetargu jest fikcją.
• Wyciek do rynku spot. Ładunki, które trafiły na rynek spot, ponieważ przyznany przewoźnik odmówił lub w ogóle ich nie zaproponowano. Każdy taki przypadek odwraca oszczędność, zwykle z dopłatą. Ten kompromis omawiamy w stawki spot a stawki kontraktowe.
• Dryf opłat dodatkowych. Opłaty za oczekiwanie, ponowne dostawy i dopłaty, których nie było w porównaniu i których nie zestawia się z nim później.

Mechanizm mini-przetargu obsługuje wolumen wykraczający poza plan bez powrotu do rozmów telefonicznych: krótka, ustrukturyzowana runda wśród przyznanych przewoźników dotycząca konkretnej puli ładunków. Utrzymuje wolumen spot wewnątrz kontrolowanej struktury stawek, a nie poza nią.

Przeprowadzenie samego przetargu, utrzymanie struktury stawek i monitorowanie przestrzegania przydziału to właśnie to, co robi oprogramowanie do zakupów transportowych , a każdą otrzymaną stawkę mogą Państwo zweryfikować, zestawiając ją z kalkulacją kosztów przy użyciu kalkulatorem stawek transportu drogowego.