KPI w transporcie drogowym: 12 wskaźników, które mają znaczenie, i sposób ich obliczania

Większość zestawień KPI w transporcie drogowym mierzy to, co łatwo wyeksportować, a nie to, co realnie wpływa na decyzje. Co miesiąc pojawia się dwadzieścia liczb, z czego zmieniają się trzy, a nikt nie potrafi wskazać, z jakiego systemu która pochodzi. Rozwiązaniem nie jest większy pulpit. Jest nim krótka lista wskaźników, gdzie każdy ma własny wzór, właściciela i wskazany system źródłowy — co w praktyce oznacza, że liczba pochodzi z oprogramowanie do monitoringu transportu a nie z arkusza, który ktoś odbudowuje od nowa co miesiąc.

Dwanaście wskaźników w pełni opisuje europejski transport drogowy. Przy każdym poniżej podajemy wzór, system, który powinien go zasilać, oraz najczęstszy sposób jego naciągania.

Wskaźniki jakości obsługi

1. Terminowość dostaw. Dostawy zrealizowane w uzgodnionym oknie czasowym podzielone przez łączną liczbę dostaw. Pułapką jest definicja okna: czterogodzinne okno upiększa wynik, piętnastominutowe go pogrąża, a porównywanie dwóch lokalizacji o różnych oknach nie ma sensu. Ustalcie Państwo okno, zanim cokolwiek zaczniecie porównywać. Źródło: zdarzenia przyjazdu z platformy monitoringu transportu, a nie samodzielne raporty przewoźnika.

2. Dostawy terminowe i kompletne (OTIF). Dostawy jednocześnie terminowe i kompletne podzielone przez łączną liczbę. Zawsze niższe niż sama terminowość, a różnica między nimi mówi o jakości Państwa załadunku, nie transportu. Tam, gdzie sieć handlowa nalicza z tego tytułu kary, mechanizm ich działania opisujemy w poradniku OTIF w transporcie drogowym. Źródło: WMS dla części „kompletnej”, monitoring transportu dla części „terminowej”.

3. Powtarzalność czasu przejazdu. Odchylenie standardowe rzeczywistego czasu przejazdu na trasie, a nie jego średnia. Średnia nie mówi nic o tym, czy odbiorca może cokolwiek zaplanować. Trasa o średniej 26 godzin i odchyleniu 2 godzin jest lepsza od trasy o średniej 24 godzin i odchyleniu 9 godzin — a większość zestawień KPI ustawia je w odwrotnej kolejności.

4. Trafność ETA. Odsetek przesyłek, w których prognozowany przyjazd zmieścił się w określonej tolerancji względem rzeczywistego, mierzony w stałym horyzoncie, na przykład na cztery godziny przed dojazdem. Mierzenie trafności w momencie przyjazdu to samozadowolenie. Źródło: własna historia silnika prognozującego, zestawiona ze zdarzeniami na bramie.

Wskaźniki kosztowe

5. Koszt kilometra. Całkowity koszt trasy podzielony przez przejechane kilometry. Najczęściej przytaczany i najmniej porównywalny wskaźnik w branży, bo zmienia się wraz z ceną paliwa, myta, ekspozycją na kabotaż i pustymi przebiegami. Porównujcie go Państwo wyłącznie w obrębie danego typu trasy, nigdy między różnymi sieciami.

6. Koszt palety lub dostawy. Liczba, której naprawdę potrzebuje dział handlowy, bo odnosi się do towaru, a nie pojazdu. Śledźcie ją Państwo równolegle z kosztem kilometra: gdy oba się rozjeżdżają, zmienia się załadunek, a nie rynek transportowy.

7. Udział pustych przebiegów. Kilometry przejechane na pusto podzielone przez łączną liczbę kilometrów. Poniżej 15% to dobry wynik dla europejskiej operacji drogowej, powyżej 25% oznacza problem strukturalny z ładunkami powrotnymi, a nie z planowaniem. Strategie, które ten wskaźnik obniżają, zebraliśmy w poradniku ograniczania pustych przebiegów, a stojącą za kosztem arytmetykę znajdą Państwo w kalkulatorach transportowych.

8. Koszt przestoju na ładunek. Łączne opłaty za postojowe podzielone przez liczbę ładunków. Większość operacji nie potrafi podać tej liczby, bo znaczniki czasu przyjazdu i wyjazdu pochodzą od kierowców, a nie z systemów. Dopóki nie jest mierzony, koszt ten jest po cichu wchłaniany — w skali opisanej w poradniku przestojów i postojowego.

Wskaźniki wykorzystania zasobów i przepływu

9. Stopień wypełnienia pojazdu. Załadowana objętość lub masa podzielona przez użyteczną ładowność — w zależności od tego, co ogranicza pierwsze. Raportujcie Państwo, który czynnik ogranicza: flota jadąca przy 95% masy i 60% objętości ma zupełnie inny problem niż w sytuacji odwrotnej, a jedna uśredniona liczba ukrywa oba przypadki.

10. Czas postoju w lokalizacji. Od wjazdu do wyjazdu przez bramę. Wskaźnik, który najczęściej obnaża, że problem transportowy jest w istocie problemem magazynu, i który najbardziej potrzebuje automatycznych znaczników czasu na bramie, by był wiarygodny. Metodę opisujemy w poradniku czasie przestojów na placu.

11. Wskaźnik akceptacji zleceń. Ładunki przyjęte przez przewoźnika pierwszego wyboru podzielone przez ładunki wystawione. Wyprzedzający sygnał problemu ze stawkami: akceptacja spada, zanim cena rynkowa pojawi się na jakiejkolwiek fakturze — zwykle o cztery do sześciu tygodni wcześniej.

12. Emisja CO2 na tonokilometr. Emisja podzielona przez wykonane tonokilometry. Dla firm objętych zakresem CSRD to już obowiązek raportowy, a nie miły dodatek — i jedyny wskaźnik, przy którym metodę wyliczenia trzeba podać obok samej liczby, bo w przeciwnym razie liczba nie nadaje się do audytu.

Benchmarki i dlaczego większość z nich wprowadza w błąd

Publikowane europejskie benchmarki warto traktować jako test zdrowego rozsądku i nic więcej, bo typ trasy dominuje nad każdą z tych liczb. Transport dalekobieżny międzynarodowy, dystrybucja regionalna i dostawy miejskie dają przedziały, które ledwie się pokrywają: operacja miejska przy 40% pustych przebiegów może radzić sobie dobrze, podczas gdy trasa dalekobieżna przy 40% wypada fatalnie.

Orientacyjne europejskie przedziały dla transportu drogowego, wyłącznie dla ogólnego rozeznania: terminowość dostaw 92–97%, OTIF 88–94%, puste przebiegi 15–25%, wypełnienie pojazdu 70–85%, czas postoju 45–120 minut. Jeśli Państwa liczba leży daleko poza przedziałem, sprawdźcie najpierw definicję, a dopiero potem operację. W dziewięciu przypadkach na dziesięć chodzi o definicję.

Dlaczego programy KPI zawodzą

Trzy sposoby na porażkę, w kolejności od najczęstszego:

1. Brak wskazanego systemu źródłowego. Ten sam wskaźnik jest liczony na dwa sposoby przez dwa zespoły, a comiesięczne spotkanie schodzi na uzgadnianie zamiast na podejmowanie decyzji. Każdy wskaźnik potrzebuje jednego, spisanego systemu ewidencji.
2. Znaczniki czasu z samodzielnych raportów. Godziny przyjazdu podawane przez stronę, która miałaby zapłacić karę. To jednocześnie unieważnia terminowość dostaw, koszt przestoju i czas postoju.
3. Cele ustalane na podstawie ubiegłego roku, a nie realnych możliwości. Cel, którego operacja fizycznie nie jest w stanie osiągnąć, rodzi naciąganie, a nie poprawę — a pierwszym naciąganym elementem zawsze jest definicja okna czasowego.

Zacznijcie Państwo od czterech: OTIF, puste przebiegi, czas postoju i koszt przestoju na ładunek. Każdy ma jasnego właściciela, każdy zasilany jest przez system, a nie człowieka, i wspólnie obejmują jakość obsługi, wykorzystanie zasobów oraz ukryty koszt. Resztę dołączycie, gdy tym czterem będzie już można ufać.